紙の報告書を毎日手入力していた現場リーダーが、GASで自動化するまでの話

この記事でわかること：GASで報告書の手入力を自動化した話

紙の報告書を毎日Excelに手入力する作業を、GASで自動化した話
1日3〜6枚、1枚45行の手入力がどうやってゼロになったか
つまずいたポイントと、それをどう乗り越えたか

結論：GASで報告書の手入力を自動化したら、残業がまるごと消えた

先に結論を書きます。

僕の職場では、手書きの報告書を毎日Excelに手入力していました。1日に届く報告書は3枚、多い日は5〜6枚。1枚あたり約45行。品番、カラー、サイズ、使用数量を確認しながら1行ずつ入力していく作業で、終わるのはいつも残業時間に入ってからでした。

今は、QRコードとスプレッドシートをGASで連携させた仕組みを作って、事務所での手入力はゼロになっています。現場でも品番を確認しに行く必要がなくなりました。

この記事では、非エンジニアの自分がどうやってこの仕組みを作ったのか、実体験をそのまま書いていきます。

報告書を自動化する前の状態（Before）

やっていたこと

毎日、現場から手書きの報告書が届きます。

1日3枚。多い日は5〜6枚。1枚あたりの行数は約45行。書かれているのは品番、カラー、サイズ、使用数量などです。

これを見ながら、Excelの管理シートに1行ずつ手入力していました。

何がつらかったか

つらかったことは、いくつもありました。

ミスが出る。

手書きの報告書は、品番が省略して書かれていたり、字が読みにくかったりします。「これ、どの品番のこと？」と現場に確認しに行くことも日常的にありました。

45行もあると、途中で集中力が切れてきて、入力ミスや入力漏れが起きます。

品番がよくわからない。

品番は英数字の組み合わせで、似たようなものが多い。手書きだと「1」と「7」の区別がつかなかったり、「B」と「8」を見間違えたりする。

確認に行く時間も含めると、入力にかかる時間はどんどん膨れ上がっていきました。

結局、残業になる。

報告書は業務終了後に届くことが多いので、入力作業は夕方から始まります。3枚で済めばまだいいのですが、5〜6枚の日は入力だけで1時間以上。毎日のように残業に食い込んでいました。

かといって、業務が終了しないと資材の在庫を全部入力できない。このジレンマがずっとありました。

棚卸の数字もずっと合わない。合わないのに毎日入力を続ける。「なんでこれをせんといけんのだろう」という気持ちがずっと続いていました。

自動化に取り組み始めてから思ったのは、入力の手間が減るだけじゃなく、間違いそのものがなくなるということでした。

報告書からの記載漏れが、社内外のやり取りに発展することも実際にありました。品番の入力を間違えた、数量を書き忘れた——ひとつのミスが、あとからの説明対応に発展する。きちんと管理できる仕組みがあれば、そういうリスクごとなくせる。この気付きが、「面倒だからやめたい」から「仕組みで解決したい」に気持ちを切り替えてくれました。

きっかけ：品番をQRコードで紐付ければ報告書の自動化ができるんじゃないか

品番の入力ミスが一番のストレスでした。手書きの品番を目で読み取って、Excelに手で打ち込む。このプロセス自体がミスの温床になっている。

ある日、「QRコードや写真でパシャッと撮って、品番と紐付けたらいいんじゃないか」と思いました。

QRコードなら読み取りは一瞬だし、品番の間違いも起きない。これが自動化に踏み出したきっかけです。

前の記事（資材管理をQRコード×GASで自動化した話）でも書きましたが、具体的な方法は生成AIに聞きながら進めました。「QRコードで品番を読み取ってスプレッドシートに記録したい」と伝えたら、GASを使った方法を教えてくれた。

GASに触るのがはじめてで不安な方は、GASの始め方をまとめた記事に最初の1週間でやったことを書いているので、そちらも参考にしてみてください。

やったこと：QRコード×GASで報告書の自動化を実現した手順

ステップ1：ExcelからGoogleスプレッドシートに移行した

まず、管理シートをExcelからGoogleスプレッドシートに移しました。

Excelのままだと、GASが使えません。スプレッドシートにすることで、GASとの連携ができるようになります。

また、複数人で同時にアクセスできるのも大きなメリットでした。

ステップ2：品番ごとにQRコードを生成した

管理している品番ひとつひとつにQRコードを割り当てました。

QRコードには品番の情報を埋め込んでいます。生成したQRコードを印刷して、資材の保管場所に貼り付けました。

ステップ3：QRコードの読み取りでスプレッドシートに自動転記されるようにした

ここが仕組みの核です。

現場でスマホやタブレットからQRコードを読み取ると、品番・カラー・サイズ・使用数量がスプレッドシートに自動で記録されるようにしました。

GASを使って、読み取ったデータを受け取り、該当するシートの該当する行に書き込む処理を組んでいます。

コードはバイブコーディングの方法で書きました。生成AIに「こうしたい」と伝えてコードを書いてもらい、動かして、修正してを繰り返す方法です。プログラミングの知識がなくても、やりたいことを言葉で伝えれば形にできます。

ステップ4：GASでデータ整形を自動化した

QRコードで読み取ったデータを、そのまま管理シートの形式に合わせて整形する処理もGASで組みました。

以前は「報告書を見て、管理シートのどの行に入れるか考えて、手で入力する」という流れでした。

今はQRコードを読み取った時点で、正しい場所に正しい形式でデータが入ります。

コード自体は、ほとんどAIが書いてくれました。ただ、苦労したのは自分の言語化が追いつかないことでした。

やりたいことを説明したつもりでも、AIが意図と違う動作をしてしまうことが何度もありました。「その動作じゃない、やり直して」というやりとりを繰り返しながら、少しずつ形にしていった感じです。

最初は付け焼き刃的なコードになってしまったけれど、そこから「次はどうすれば速くなる？」「最速化して」と具体的な指示を出すようにしたら、AIはきちんとしたコードを返してくれるようになりました。問題はコードではなく、自分の伝え方だった。これは報告書の自動化を通じて得た、大きな気付きです。

GASで報告書を自動化した後の状態（After）

事務所の作業時間がゼロになった

報告書の手入力がなくなったので、事務所に戻ってからの入力作業がゼロになりました。

以前は夕方から1時間以上かけていた作業が、まるごとなくなった。残業の大きな原因がひとつ消えました。

在庫データの精度も上がっています。手入力のミスがなくなったことで、在庫管理の自動化と合わせて棚卸の数字も改善しつつあります。

現場でも楽になった

品番を確認しに行く必要がなくなりました。QRコードを読み取れば品番は自動で入るので、「この品番、何だっけ？」と現場を歩き回ることがなくなった。

かなりやりやすくなりました。

達成感と周囲の反応

自分の気持ちとしては、純粋に達成感がありました。「あの手入力の時間がゼロになった」という事実が、単純にうれしかった。

周囲の反応は「こんなことができるんだ」という感じでした。プログラミングの専門家でもない自分が、現場の業務を仕組みで変えたという事実に驚かれたのは、正直に言って気持ちがよかったです。

GASで報告書を自動化するときにつまずいたポイント

全部がスムーズにいったわけではありません。正直に書きます。

つまずき1：デザインの調整

仕組みとしては動くのに、見た目や操作性がいまひとつ、ということがありました。

現場で使うものなので、パッと見てわかるデザインでないと使ってもらえません。色の調整やレイアウトの微調整を何度も繰り返しました。

「動く」と「使える」は別物だと痛感した部分です。

つまずき2：資材とシールのペアリング

一番苦労したのは、資材とシールのペアリング機能です。

ひとつの資材に対応するシールがあって、それぞれを正しく紐付ける必要がある。何度やってもうまく動作しなくて、品名検索やコード検索の方法を変えたり、ロジックを組み直したりしながら、何とか解決しました。

この部分はGASのエラーも多くて、エージェントAIに聞きながらひとつずつ潰していった感じです。

つまずき3：本格導入はまだ道半ば

正直に書くと、実際の現場への本格導入はまだできていません。今はチーム内で情報共有しながら連携している段階です。

セキュリティの問題があります。社内のデータを外部サービス（Googleスプレッドシート）で管理することへの不安や、権限設定の課題です。会社全体として導入するにはもう少しステップが必要です。

ただ、仕組み自体は動いている。まずは小さく使い始めて、実績を積みながら広げていく方針で進めています。

直属の上司に成果物を見せたときは、**「これすごいな」**という反応でした。ただ、会社のデータを使う以上、上の役職者の承認が必要です。

間に担当者を挟もうかとも考えましたが、結局「本丸から攻めよう」と決めて、社内の関係部署に直接相談しました。熱意を伝えた結果、セキュリティ面はすぐには判断できないものの、前向きに一緒に検討したいという姿勢を示してもらえました。

今後、作り直す部分が出てくるかもしれません。でも、成果物自体はすでにあるので、それを確認しながら「バイブコーディングで本当に実用できるのか」を検証しつつ導入を進めていく形になりそうです。

「自分の職場でもできるかも」と思ったら：GASで報告書の自動化を始める前に確認すること

ここまで読んで、「うちの職場の手入力も自動化できないかな」と思った方がいるかもしれません。

自分の経験から、自動化に踏み出す前に確認しておくとよいことをまとめます。

確認1：その手入力、毎日やっているか

自動化の効果が大きいのは「毎日繰り返す作業」です。月に1回しかやらない作業を自動化しても、仕組みを作る時間のほうが長くなってしまう。

僕の場合、報告書の手入力は毎日。1日40分〜1時間 × 月20日 = 月に13〜20時間。年間で150時間以上。

この数字を見たとき、「これは仕組みを作る価値がある」と確信しました。

まずは今やっている手入力に、月何時間かけているか計算してみてください。月10時間以上なら、自動化を検討する価値があります。

確認2：入力元と入力先は何か

自動化の方法は、入力元と入力先の組み合わせで変わります。

入力元	入力先	自動化の方法例
紙の報告書 →	Excel / スプレッドシート	QRコード + GAS（この記事の方法）
紙の報告書 →	社内システム	Googleフォーム → API連携
Excel →	別のExcel	GASまたはVBAでコピー自動化
メール →	スプレッドシート	GASでメール解析 → 自動転記

僕の場合は「紙の報告書 → Excel」だったので、QRコードで紙のデータをデジタル化し、GASでスプレッドシートに自動転記する方法を選びました。

確認3：会社のセキュリティルールを確認する

これは僕が今まさに直面している課題です。

Googleスプレッドシートは便利ですが、会社のデータを外部サービスに置くことになります。情報セキュリティの観点から、以下を事前に確認しておくことをおすすめします。

社内データを外部クラウドに保存してよいか
個人のGoogleアカウントで業務データを扱ってよいか
情報システム部門への相談が必要か

僕は先に仕組みを作ってから相談したのですが、できれば先に確認しておいたほうがスムーズです。

「こういうことをやりたい」と事前に話を通しておくだけで、後の展開がまったく違ってきます。

確認4：まず「一番つらい作業」から始める

自動化しようと思うと、あれもこれもやりたくなります。でも、最初から全部やろうとすると確実に挫折します。

僕も最初は品名入力だけ。QRコードも棚卸もペアリングも、全部後から追加しました。

一番つらい作業を1つだけ選んで、そこだけ自動化する。 これが続けるコツです。

まとめ

紙の報告書（1日3〜6枚、1枚45行）のExcel手入力を、QRコード×GAS×スプレッドシートでゼロにした
品番・カラー・サイズ・使用数量の入力ミスがなくなり、毎日40分〜1時間の残業が減った
本格導入にはセキュリティ面の課題があるが、小さく使い始めて実績を積んでいる
自動化を始めるなら、まず「月何時間かけているか」を計算し、「一番つらい作業」から1つだけ始める